Perancangan Organisasi

Perancangan Organisasi (Tujuan)
• Mampu memahami konsep organisasi sesuai
dengan kegiatan tuntutan operasi tertentu serta
mampu menyusun rancangan struktur organisasi
yang meliputi organigram, tugas pokok & fungsi
kegiatan operasi unit organisasi untuk mencapai
tujuan.

PENDAHULUAN PROSES MANAJEMEN
• Konsep Dasar Manajemen: Persoalan Dasar,
Kinerja, Pendekatan, Tingkat, Atribut, Evolusi
Sistem Manajemen
• Evolusi Teori Manajemen: Klasik, Neo-Klasik,
Modern
• Fungsi-fungsi Manajemen: P-O-A-C

PERSOALAN DASAR MANAJEMEN
• Ketidakpastian: ketidaklengkapan informasi
mengenai masa depan
• Keterbatasan: keterbatasan sumber daya

KINERJA MANAJEMEN (DRUCKER)
• EFICIENCY: hubungan input-output
menghasilkan dengan sumber-sumber yang
ekonomis (doing thing right)
• EFECTIVENESS: kemampuan untuk menentukan
tujuan serta kemampuan untuk mencapainya
(doing the right thing)

PENDEKATAN MANAJEMEN
• Pendekatan Kewirausahaan: intutif & agresif,
dramatic leap forward in face of uncertainty
• Pendekatan Penyesuaian: konservatif,
pertumbuhan tanpa pola
• Pendekatan Terencana: sistematis, terstruktur,
Rasional.

LEVEL MANAGEMENT
• First line manager : memerintahkan para
pelaksana (foremen, supervisor)
• Middle manager : memerintah first line manager,
menjabarkan strategi & kebijaksanaan
perusahaan dalam kegiatan operasional
• Top manager : bertanggung jawab atas seluruh
manajemen perusahaan, merumuskan strategi &
policy perusahaan

ATRIBUT MANAJEMEN
• Kekuasaan: pelaksanaan tugas & fungsi
(memerlukan dukungan kekuasaan)
• Tujuan: pencapaiannya menuntut komitmen &
motivasi
• Proses: pelaksanaan tugas & fungsi
• Manusia: pendukung proses
• Sumber daya: fisik & non fisik

KEKUASAAN MANAJERIAL
(SCHERMERHORN, 1993) (1)
• Position power: kekuasaan yang bersumber dari
status atau posisi resmi manajer dalam suatu
organisasi
- Reward power: kemampuan untuk mempengaruhi
melalui imbalan
- Coercive power: kemampuan untuk mempengaruhi
melalui hukuman
- Legitimate power: kemampuan untuk mempengaruhi
melalui otoritas formal

KEKUASAAN MANAJERIAL
(SCHERMERHORN, 1993) (2)
• Personal power: kekuasaan yang bersumber dari
individu manajer tersebut atau kualitas
kepribadiannya yang unik
- Expert power: kemampuan untuk mempengaruhi
melalui keahlian khusus dan informasi yang dimilikinya
- Reference power: kemampuan untuk mempengaruhi
melalui identifikasi personal

Penetapan Tujuan (1)
• Realistik (realistic): tujuan harus mempunyai
kemungkinan untuk dicapai, jangan terlalu sukar
• Menantang (chalenging): tujuan sebaiknya
jangan terlalu mudah, sehingga menimbulkan
tantangan kepada anggota organisasi untuk
mencapainya

Penetapan Tujuan (2)
• Khusus (spesific): tujuan harus didefinisikan
secara jelas, tidak ngambang & khusus
• Berbatas waktu (time horizon): tujuan harus
dibatasi oleh jangka waktu yang jelas, berlaku
untuk kapan
• Terukur: diketahui secara pasti terhadap tingkat
pencapaian tujuan yang diraih

EVOLUSI SISTEM MANAJEMEN (1)
• 1. Management by control (of performance)
- Change is slow
- System and procedure manuals
- Financial control
• 2. Management by exploration
- Change are accelerated, but the future could be
predicted
- Operations budgeting
- Capital budgeting
- Long range planning

EVOLUSI SISTEM MANAJEMEN (2)
• 3. Management by anticipation
- Discontinuities of changes
- While rapid, changes are slow enough to permit timely
anticipation and response
- Periodic strategic planning
- Strategic posture management

• 4. Management by flexible/rapid respond
- Changes develop too rapidly to permit timely
anticipation
- Strategic issue management



TEORI MANAJEMEN KLASIK (1)
• Revolusi Industri (1780, Inggris) 􀃖 keadaan &
permasalahaan pada industri
• Permasalahan:
• Subsitusi tenaga manusia oleh mesin 􀃖 kapasitas
pabrik
• Perluasan pasar 􀃖 Perluasan daerah jajahan
• Pertumbuhan perusahaan & akumulasi sumber
daya
• Kurang manajer dan tenaga trampil

TEORI MANAJEMEN KLASIK (2)
• Persoalan Organisasi & Manajemen 􀃖 Kompleks
• Teori manajemen klasik : Organisasi Mekanistik
• Karakteristik:
- Sentralisasi tinggi
- Spesialisasi tugas
- Disiplin
- Aturan
- Supervisi ketat

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN KLASIK
(PEMIKIRAN AWAL)
• CHARLES BABBAGE (Profesor Matematik - Inggris)
• Prinsip ilmiah:
• Pembagian tugas: setiap pekerjaan harus dipecah sehingga
keterampilan yang terlibat dapat dipisahkan
• Spesialisasi pekerjaan: efisiensi penggunaan tenaga kerja
• Lintas assembli modern: karyawan bertanggung jawab atas
tugas repetitif yang berbeda & spesialistis

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN KLASIK
SCIENTIFIC MANAGEMENT (1)
• TAYLOR (Insinyur mesin, 1856 - 1915)
• Penelitian & Gagasan:
• Studi waktu (time studies), Waktu gerakan
• Merancang cara pengerjaan (work design) : “one
best method” & “one best way” mencari
suatu cara terbaik & menguasai metoda efisien

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN KLASIK
SCIENTIFIC MANAGEMENT (2)
• Tujuan: Peningkatan efisiensi kerja
• Pembagian pekerjaan menjadi komponen
pekerjaan: seleksi & pemilihan karyawan
• Sistem upah differensial: karyawan bekerja yang
melebihi standard prestasi diberi insentif lebih 􀃖
motivasi bertambah baik
• Pendekatan: Manusia sebagai bagian atau
eksistensi dari sebuah mesin

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN KLASIK
SCIENTIFIC MANAGEMENT (3)
• Karakteristik Organisasi (Taylor):
• Integrasi kekuasaan & tanggung jawab
• Pemisahan perencanaan & operasi
• Spesialisasi tugas: Organisasi fungsional
• Penggunaan standard dalam pengendalian
EVOLUSI TEORI MANAJEMEN KLASIK
ADMINISTRATIVE MANEGEMENT THEORY (1)
• FAYOL (Industrialis Perancis, 1916)
• Administration Industrielle Generale 􀃖 5 elemen
administrasi (Planning, Organization, Command,
Coordination, Control )
• Prinsip Manajemen:
• Pembagian tugas: spesialisasi tugas
• Kekuasaan & tanggung jawab
- Kekuasaan: hak memberikan perintah & kekuatan untuk
menjamin kepatuhan
- Kekuasaan harus diimbangi dengan tanggung jawab

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN KLASIK
ADMINISTRATIVE MANEGEMENT THEORY (2)
• Disiplin: supaya aktivitas bisnis berjalan lancar
• Kesatuan arah & perintah: perintah dari seorang
atasan
• Subordinasi kepentingan pribadi: kepentingan
pribadi dibawah kepentingan organisasi
• Remunerasi: gaji harus adil & memberikan
kepuasan kepada karyawan & perusahaan
• Sentralisasi: pengambilan keputusan, wewenang
• Rantai skalar: rantai kekuasaan dari kekuasaan
tertinggi sampai terendah

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN KLASIK
ADMINISTRATIVE MANEGEMENT THEORY (2)
• Disiplin: supaya aktivitas bisnis berjalan lancar
• Kesatuan arah & perintah: perintah dari seorang
atasan
• Subordinasi kepentingan pribadi: kepentingan
pribadi dibawah kepentingan organisasi
• Remunerasi: gaji harus adil & memberikan
kepuasan kepada karyawan & perusahaan
• Sentralisasi: pengambilan keputusan, wewenang
• Rantai skalar: rantai kekuasaan dari kekuasaan
tertinggi sampai terendah

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN KLASIK
ADMINISTRATIVE MANEGEMENT THEORY (4)
• Karakteristik Organisasi (Fayol):
- Struktur piramida
- Implementasi rantai skalar
- Pembatasan rentang kendali
- Pendelegasian kekuasaan

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN KLASIK
MODEL BIROKRATIS(1)
• WEBER (sosiologi modern, akhir abad ke 19)
• Gagasan:
- Organisasi Birokratis 􀃖 “Read tape and inefficiency”
- Kekuasaan resmi & legal
- Posisi seseorang diorganisasikan menurut hirarkhi
kekuasaan
- Organisasi diatur & dioperasikan berdasarkan peraturan
= Penugasan didasarkan pada kompetensi teknis
- Kompensasi dalam bentuk gaji tetap

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN KLASIK
MODEL BIROKRATIS (2)
• 1. Peraturan dan Prosedur
- Organisasi dan bagian-bagiannya, satu sama lain,
terikat peraturan
- Ada Standard Operating Procedure (SOP) 􀃖 Organisasi
jadi rutin, predictable, realibel 􀃖personil saling percaya,
klien juga percaya terhadap organisasi
• 2. Spesialisasi dan Pembagian Pekerjaan
- Pembagian kerja jelas, otoritas seimbang dengan tugas
yang dibebankan
• 3. Hirarkhi Otoritas
- Menganut prinsip hirarkhi: bagian yang rendah diatur &
dikontrol oleh tingkat yang lebih tinggi (chain of
command)

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN KLASIK
MODEL BIROKRATIS (3)
• 4. Karyawan Kompeten
- Dasar seleksi anggota organisasi adalah kompetensi teknis
• 5. Keterpisahan Pemilik - Kepemimpinan Organisasi
menjadi bersifat impersonal, sehingga
bisa efisien
• 6. Keterpisahan milik Individu - milik Organisasi
- Pemisahan 􀃖 tindakan bisa objektif, relevan terhadap tugas,
tidak melayani kepentingan pribadi
• 7. Penggunaaan dokumen tertulis
- Penggunaan dokumen tertulis untuk kegiatan, aturan,
Keputusan

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN MODERN
• Menyempurnakan pendekatan klasik dalam hal
perhatian terhadap manusia
• Tujuan organisasi tidak saja meliputi efesiensiekonomis,
tetapi mencakup mencakup pula
kepuasan manusia
• Asumsi: Teori manajemen ilmiah (karyawan
adalah mahluk rasional –ekonomis)

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN MODERN KECENDERUNGAN
KEARAH HUBUNGAN ANTAR MANUSIA
• ELTON MAYO: EKSPERIMEN HAWTHORNE (1924)
• Studi: hubungan antar tingkat pencahayaan
(iluminasi) ruangan kerja dengan produktivitas
(efisiens) kerja karyawan
• Fenomena: Efek Hawthorne (pengaruh kinerja
karyawan dengan situasi kerja)

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN MODERN BARNARD
• Peran individu pada lingkungan kerja
• Keinginan individu untuk berkontribusi
“Compliance” (pekerja mengorbankan
kepentingan pribadi) dengan diberikan insentif
(finansial & non finansial)
• “Zone of diffirrence” : daerah dimana perintah
akan ditaati
• Struktur organisasi sebagai sistem komunikasi &
struktur pengambilan keputusan

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN MODERN
PENDEKATAN BEHAVIORAL
• Rensis LIKERT: Sistem 4
• Mc. GREGOR: Teori Pandangan terhadap Manusia
(teori X dan teeori Y)
• MASLOW: Hierarkhi Kebutuhan (Physical need,
Safety need, Social need, Esteem need & Self
actualization need)
• HERZBERG: Teori dua faktor (Hygiene factor &
Motivator)

PENDEKATAN BEHAVIORAL
TEORI RENSIS LIKERT (1)
• SISTEM 1: EXPLORATIVE AUTHORITATIVE
1. Pemimpin menentukan dan memerintahkan semua hal
2. Standard, metode & hasil kerja ditentukan pimpinan
3. Kegagalan mencapai tujuan yang ditetapkan oleh
pimpinan, diancam dengan hukuman

• SISTEM 2: BENEVOLENT AUTHORITATIVE
1. Pimpinan masih tetap sumber keputusan dan perintah,
tetapi bawahan diperbolehkan memberikan komentar
2. Bawahan memperoleh sejumlah kebebasan untuk
menyelesaikan tugas dalam batas-batas (limitasi) yang
telah ditentukan

PENDEKATAN BEHAVIORAL
TEORI RENSIS LIKERT (2)
• SISTEM 3: CONSULTATIVE
1. Pimpinan mengambil keputusan & mengeluarkan
perintah setelah didiskusikannya dengan bawahan
2. Pimpinan dapat memutuskan bagaimana melaksanakan
tugas mereka
• SISTEM 4: PARTICIPATIVE
Tujuan & keputusan-keputusan yang berkaitan dengan
tugas ditentukan secara bersama-sama dalam kelompok

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN MODERN
KATZ & MANN
• ORGANISASI: Sistem terbuka yang
menyesuaikan diri terhadap lingkungan
• 5 SUB SISTEM ORGANISASI:
- PRODUKSI: fabrikasi & distribusi
- PEMELIHARAAN: stabilitas & prediktabilitas
- BATASAN: transaksi dengan lingkungan (marketing,
advertising)
- ADAPTIF: rencana
- MANAJERIAL: koordinasi (sub sistem lain & sumber
eksternal), resolusi konflik

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN MODERN
PENDEKATAN KUANTITATIF (1)
• METODA OR: merubah persoalan manajemen
menjadi metode kuantitatif
• Tujuan :
- Mencari jawaban bagaimana sumber daya yang terbatas
seharusnya dialokasikan untuk mencapai tujuan
manajemen
- Menunjukkan alternatif optimum
• INSTRUMEN OR: MODEL (representasi dari suatu
keadaan, objek atau sistem, baik yang sudah ada
ataupun yang masih berbentuk gagasan)

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN MODERN
PENDEKATAN SISTEM (2)
• KEMAMPUAN PENDUKUNG :
• 1. KEMAMPUAN
- Basic knowledge of facts
- Basic knowledge of principles
- Ablility to analyze, Ability to evaluate
• 2. KUALITAS
- Kreativitas, Imajinasi
- Sense of reality, Kualitas Helicopter